Saat ini Email menjadi media promosi dan media komunikasi yang penting dan menjadi peranan vital bagi sebuah perusahaan. Karena pentingnya email tersebut, terkadang email menjadi media SPAM yang berujung kepada JUNK MAIL. Oleh karena itu kita harus mengatur agar email yang kita kirim tidak terdeteksi sebagai SPAM dengan cara sebagai berikut :
- Sebaiknya Menulis Subject dalam Pola Title Case : Misalnya “Lamaran Pekerjaan Staff IT : Seto Andry Wibowo”. Jangan menulis CAPS LOCK alias HURUF KAPITAL semua.
- Gunakan alamat email yang baik dan jangan menggunakan nama yang “nyeleneh”. Meski mungkin ingin menunjukkan jati diri, belum tentu pihak penerima memahami maksud si pengirim, apalagi jika digunakan untuk email komunikasi resmi. Contoh alamat email nyeleneh misalnya : nita_cantique, An4k_4l4y
- Selalu isi subject email. Email tanpa subject biasanya terkena blacklist atau dipenalti sebagai spam
- Selalu isi body email. Email tanpa body akan menerima beberapa point pemberatan dan dicurigai sebagai spam
- Hindari menggunakan attachment dalam format aneh seperti .exe, .scr, .pps dan lain-lain karena biasanya ditumpangi virus. Mail server yang baik otomatis akan memblokir/mereject email dengan attachment tersebut
- Hindari menggunakan attachment gambar dalam format .bmp karena ukurannya besar file nya cukup besar sekali (rata-rata 3 MB). Sebaiknya gunakan .jpg atau .png
- Hindari attachment dalam format yang tidak umum, apalagi jika dipassword pula . Sebagian anti spam memblock email zip/rar/pdf berpassword. Format PDF sudah cukup standard, tampilan tidak berubah, namun sebaiknya jangan dipassword. Kita kan bukan hendak kirim slip tagihan kartu kredit kita ke perusahaan tempat kita melamar.
Semoga tips ini bermanfaat untuk anda dan gunakan email sebagai media promosi dan komunikasi yang tepat.
