Selain mengkses email melalui Webmail dengan menggunakan browser, kita dapat mengakses email dengan software Email seperti Thunderbird, Microsoft Outlook dan lainnya baik di desktop maupun di Smartphone dan Tablet. Oleh karena itu ada 2 macam tipe akses email yaitu dengan menggunakan POP3 ataupun IMAP
POP3
- Email harus didownload terlebih dahulu sebelum ditampilkan sehingga memiliki beberapa kelemahan seperti : Anda harus mendownload lagi dari awal secara berulang – ulang jika menggunakan komputer yang berbeda. Namun POP3 efisien bagi Anda yang memiliki laptop pribadi, sehingga dapat menghemat koneksi internet. Karena email yang sudah diunduh, dapat tetap diakses dan dieksekusi meski respon akan dipending dalam outbox sampai ada koneksi online.
- Email yang sudah didownload ke komputer akan terhapus dari server tergantung dari setting Email client. Jika hal ini terjadi, maka saat Anda menggunakan komputer lainnya, Anda tidak bisa lagi membaca semua email anda secara penuh. Kecuali jika Anda memilih opsi Leave Message On Server pada Software Email di Outlook atau Thunderbird. Anda tetap dapat mengakses semua email Anda apabila dibutuhkan meski sudah diunduh sebelumnya.
- Semua email dan file attachment akan terdownload secara menyeluruh saat melakukan cek email dari email client. Kecuali jika Anda merubah pengaturan attachment di Software Email nya.
- Outgoing Email hanya akan tersimpan secara lokal di komputer (email client).
- Anda hanya bisa mengatur email di komputer lokal saja. Saat anda menghapus sebuah email, maka hanya email di komputer Anda saja yang terhapus, sedangkan di email server tetap ada dan harus anda hapus secara manual.
- Butuh waktu yang lama untuk reload email dari email server ke komputer Anda, tergantung besarnya email yang masih tersimpan di inbox server. Namun akan menjadi lebih ringan jika Anda rutin membuka program email client anda.
IMAP
- Email masih tersimpan di server email sehingga tidak perlu mendownload semua email dari awal jika diakses menggunakan komputer lain. Perubahan yang dilakukan di komputer satu akan berdampak pada email server dan komputer yang lain tentunya. Oleh karena itu, IMAP cocok untuk penggunaan email yang diakses juga oleh lebih dari satu user.
- Sangat mudah dalam mengidentifikasi Email yang belum terbaca.
- Pesan yang didownload hanya pesan yang anda akses saat itu untuk ditampilkan di komputer remote. Lebih praktis, cepat dan hemat waktu.
- Outgoing Email bisa tersimpan secara realtime di email server dan bisa diakses oleh komputer manapun yang menggunakan IMAP.
- Anda bisa mengatur email server dari komputer secara real time. Saat anda menghapus email di komputer remote, maka anda juga telah menghapusnya dari Email server. Sinkronisasi antara server email dan komputer akan selalu terjadi secara otomatis sehingga yang kita akses di komputer adalah kondisi email secara real time yang ada di email server. Oleh karena itu, Anda perlu untuk selalu online dengan jaringan internet untuk mengakses email via IMAP.
- Waktu reload email jauh lebih cepat dari POP dan sinkronisasi antara email server dan komputer remote akan selalu terjadi secara otomatis saat anda melakukan aktivitas di komputer remote anda.
